最終更新日 2021-07-19
英文ビジネスメールを書こうとすると、思わぬところで時間がかかってしまう、という経験はないでしょうか？「件名はどうしよう」、「最初の一文が決まらない」、そんなつまずきがちなポイントの対処方法を解説します。
１．件名がなかなか決まらない
件名はメールのタイトルですが、最初に読み手の目に触れる部分であり、メールを今すぐ開くかどうかの判断材料となるため、重要な部分です。しかし、件名を書くのに時間がかかってしまうようなら、後回しにして、本文を書いた後で件名を考えましょう。
件名には、件名欄の「Re:」（～についてという意味の前置詞）に続けてメール本文の内容を連想できる簡潔なフレーズを書きます。言い換えると、読み手がどんなアクションを期待されているのかが一目でわかるようなフレーズです。例えば、
- Re: Meeting request on Dec. 15
- Re: Request for quotation
- Re: Inquiry about your invoice dated Nov. 30
などのように、動詞（又はその名詞形）が含まれていると、読み手が何を求められているかが明確になります。
読み手と共に参加した展示会後のフォローアップメールであれば、展示会名「Re: ABC International Exhibition」を書けば読み手にも内容の予想はつくでしょう。大至急内容を確認して欲しい場合は、「Urgent」などをタイトルの前に付け加えます。
２．書き始めの部分で止まってしまう
呼びかけのところは、例えば、「Dear Mr. ～,」、「Dear Ms. ～,」という一般的に使われているものを参考書通りに使えばよいので、それほど問題はないと思います。親しい間柄であればもう少しフレンドリーな言い方「Hi, Taro」でもよいでしょう。
メールの書き始めは、読み手をすぐに、ストレスなく、本文に入れるように導入することが目的です。冗長な挨拶や本文とは関係のないフリは、忙しい相手にとっては迷惑なものだったりします。
例えば、
- お礼の場合 例：Thank you for your …
- 相手からのメールに対する返信の場合 例：This in in response to your email dated …)
- お願いの場合 例：I am writing to ask you for …
- 問い合わせの場合 例：I am writing to inquire about …
- 謝罪の場合 例：I deeply regret that …
- 連絡の場合 例：I am writing to inform you about …
- 良いことを知らせる場合 例：I am pleased to inform you that …
- 事情説明の場合 例：I am writing to explain to you why又はhow …
など、本文で言おうとすることに直接つながる一文にします。会社やチームとして何かを伝える場合は「We」、個人としての場合は「I」を使いましょう。
導入として取り立てて書くべきことがないときは、当たり障りのない表現（例：「I hope this email finds you well.」 や「I hope everything goes well with you.」）を使えばよいでしょう。日本語の「お世話になっております。」は、これらで代用できると思います。その他、相手を思いやる気持ちを表したり、感謝の言葉であったり、ポジティブな表現(例：I really enjoyed …)を使えば、読み手は気持ちよく本文に入っていけるでしょう。
まとめ
今回は、件名(subject line)と書き始めの部分(opening, introduction)のポイントを挙げました。メールの本文(main body)と同じくらい重要なパートです。件名は、受信トレイにあるあなたのメールを直ぐに開封してもらえるかどうかに関わってきます。書き始めの部分は、メールを開封してくれた読み手をストレスなく、できればポジティブな気持ちで本文へと導くことでメールの趣旨が伝わりやすくなります。