最終更新日 2024-08-15
お客様からご依頼を受けて、海外とのやり取りの英文メールを作成しています。最近では、英語に抵抗を感じない人も多く、また機械翻訳やAI翻訳が急速に発達していることもあってか、英語があまり得意でない人でも、ご自身での英文メールでのやりとりが容易になってきています。
そうは言っても、自分の本意が伝わっているか不安だ、知らず知らずのうちに相手に悪印象を与えてしまっていないか、期待していた反応がなかなか返ってこない、そういったことに心当たりがある人も多いのではないでしょうか。英文メールの作成は、英語に自信がなければ、英語に堪能な人に頼るのが無難です。この記事では、英文メールの作成を得意な人に依頼した方が良いと思う５つの理由を解説します。
英文メールの作成を得意な人に依頼した方が良いと思う５つの理由とは
- 英語が苦手だと初歩的な間違いに気づけないから
- 相手に悪い印象を与えかねないから
- 第三者を介することで自分の言いたいことが明確になるから
- 伝えたいこと・知りたいことを効率良く構成・表現できるから
- 同じクオリティでメールのやりとりを継続できるから
１．英語が苦手だと初歩的な間違いに気づけないから
英文メールを書くには、英文メールのスタイル（型）、定形的な表現（決まり文句）についての知識が必要です。それに加えて、当然、英語そのものへの理解も必要になります。英文メールを書いたことがない人や英語が苦手という人は経験や知識が不足しているため、自分が作成した英文を送信前にチェックし、正しく修正することができません。
たとえ機械翻訳やAIによる翻訳を利用して文法的には間違っていない英文が出来上がったとしても、それが本当に自分の伝えたいことを翻訳できているのか、自分が使いたいような口調（例えば、フレンドリーな文体、フォーマルな文体など）で翻訳できているのかを確認することができません。
このように、ある程度自分自身で英文を校正できる英語力がないと、英文メールの常識や英語そのものに関する初歩的なミスに気づくことができずに、そのまま相手にメールを送信してしまうことになります。
英文メールを書き慣れた、英語の得意な人にメールの作成を依頼することができれば、そのような初歩的なミスを防止することができます。もちろん、依頼をする時には、自分の伝えたいことや、使いたい口調などについて、英文メール作成者にしっかりと説明しておく必要があります。
２．相手に悪い印象を与えかねないから
英文メールに上記１のような初歩的なミスがあったり、メールの構成や表現方法を誤ると、メールの読み手である相手にいろいろな負担をかけてしまい、印象を損ねかねません。
例えば、メールの内容が全く理解できない、大まかに理解するだけでも多くの時間がかかってしまう、メールが言葉足らずで真意がつかめず余計な神経を使ってしまうなど、相手に時間的、精神的な負担をかけてしまいます。また常識を欠くようなメールであれば、読んでもらえないことだってあります。
上手に英文メールを書ける人であれば、送ったメールを相手がどのように読み進んで理解するかを、相手の身になって想像することができます。また、相手に返信を求める場合には、返信のポイントとなる部分がメール全体の中で埋もれてしまわないように、表現方法や配置を工夫することができます。当然、相手に与える印象も良くなります。
３．第三者を介することで自分の言いたいことが明確になるから
英文メールを書こうとする前に、まずは誰に向けて、どんな内容のメールを書こうかなど、大まかにでも決めておくと思います。普通は日本語でメールの内容を考えると思います。
自分以外の人に英文メールを書くことを頼む場合には、自分が書きたいメールの内容を正しく英文メール作成者に伝達しなければなりません。そのためには、メールの下書きや要旨を日本語で作って手渡すか、口頭で説明します。また必要に応じて、質問のやり取りを行います。このプロセスを経ることで、自分の考えが整理されていきます。
このように、自分の考えを整理して第三者（英文メール作成者）に預けることによって、少なくとも日本語の文脈において、自分がメールで伝えたいことを客観的に確認することができます。それに基づいて、英文メール作成者とメールの内容、トーン、ゴールなどについて意見を交わし、更にブラッシュアップします。そうすることで、より相手に伝わりやすい英文メールになります。
４．伝えたいこと・知りたいことを効率良く構成・表現できるから
英文メールのやりとりでは、日本語を英語にただ訳して送っただけでは、本来の目的を達成することはできません。相手に伝えたいことが伝わった、相手から必要な返事をもらえたなど、具体的な効果を生んでこそ目的を達成したことになります。
英文メールの作成に慣れている人は、どうすれば相手に伝わるかを心得ています。逆に言えば、どんな風に書いたら相手が理解し難いか、誤解しやすいか、重要な点を見落としやすいかなどを、多くの経験を通じて学んでいます。
英文メールの作成に慣れている人は、ベースとなる日本語の文章を直訳することにこだわりません。英語で伝わりやすくなるように、語順を変える、段落の構成を変える、必要に応じて補足説明・理由・具体例を追加する、などの点で工夫します。
更には、メールの発信者と受信者との関係を正しく理解した上で適切な文体を選択する、事案についての受信者の知識レベルに合った語い・用語を選択する、など相手の立場に立ったメールを作成しようとします。そんなメールを送ることができれば、相手から親密で、的を得た返信を受け取ることができるようになります。
５．同じクオリティでメールのやりとりを継続できるから
英文メールのやりとりは、複数回続くことが多いです。途中から他の人にメール作成を依頼すると、急に英語のトーンが変わったり、態度が変わったりして、相手に不信感、警戒感を与えかねません。
複数回続くメールのやりとりでは、前回までの内容に新しい内容を積み上げていくことで、効率の良いやりとりが可能になります。メールは記録に残るものです。それぞれのメールにどのような内容が盛り込まれているかを後からでも容易に確認できるような書き方が望まれます。
英文メールの作成に慣れた人、それも同じ1人の人に依頼することで、最初から同じクオリティーを保つことができ、一貫した視点からメールを継続的に作成することができます。相手にも安心感を与えます。
以上、英語が苦手なら英文メールの作成を得意な人に依頼した方が良いと思う５つの理由を解説しました。得意な人に任せることの直接的、間接的メリットにも触れました。当事務所では、ビジネス上の英文メールからプライベートな英文メールのやり取りまで幅広く作成サポートを行っています。身近に頼める人がいない、どこに依頼したらよいかわからない、機械翻訳では対応しきれない、など、英文メール作成でお困り事がありましたら、お気軽に当事務所にご相談ください。ご相談はこちらのお問い合わせフォームから、お待ちしております。